Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku z użyciem wzorów dokumentów
18.02.2026r. godz. 9:00 (7 godz. wykładowych)
Zmiany w prawie pracy rozszerzyły katalog wniosków, które pracownik może złożyć w postaci elektronicznej. Również praca zdalna postawiła przed pracodawcami nowe wyzwania związane z elektronicznym obiegiem dokumentacji.
WYKŁADOWCA: ANNA STOKŁOSA - LL.M. (Waszyngton) - radca prawny. Specjalista prawa pracy, kadr oraz ochrony danych osobowych. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Referent międzynarodowych konferencji naukowych. Właściciel kancelarii specjalizującej się w zagadnieniach związanych z prawem pracy. Posiada bogate doświadczenie praktyczne, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia.
OPŁATA:
Warunkiem korzystania ze zniżek dla członków są na bieżąco opłacone składki.
Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest dokonanie wpłaty na nasze konto zgodnie z ogólnymi warunkami świadczenia usług szkoleniowych Niepublicznej Placówki Kształcenia Ustawicznego.
PROGRAM:
W trakcie szkolenia:
- wytłumaczymy co to jest postać elektroniczna, w jakiej pracownik może złożyć. wniosek o elastyczną organizację pracy, pracę zdalną okazjonalną, urlop opiekuńczy i rodzicielski i czym różni się od formy elektronicznej
- przedstawimy kompletną listę wniosków pracownika i odpowiedzi pracodawcy, które mogą mieć postać elektroniczną
- wyjaśnimy wątpliwości m.in. co powinien zrobić pracodawca prowadzący akta osobowe w postaci papierowej, gdy otrzyma wniosek pracownika w postaci elektronicznej oraz w jaki sposób pracownik pracujący zdalnie powinien potwierdzać obecność w pracy
- Postać a forma elektroniczna
- Kompletna checklista dokumentów w postaci elektronicznej
- wnioski pracownika
- odpowiedzi pracodawcy
- Wnioski pracownika na podstawie KP a wnioski ubezpieczonego o wypłatę zasiłku – czy nowelizacja ustawy zasiłkowej wprowadziła postać elektroniczną?
- Elektronizacja dokumentacji pracowniczej krok po kroku
- odwzorowanie cyfrowe – wymogi techniczne
- pieczęć pracodawcy a podpis elektroniczny
- kto jest „osoba upoważnioną” w rozumieniu przepisu
- system teleinformatyczny do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej – wymogi techniczne
- informacja o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej – wzór
- informacja o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej - wzór
- Wniosek złożony w postaci elektronicznej a dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci papierowej – prawidłowy schemat działania pracodawcy po wpływie wniosku
- Rekrutacja elektroniczna:
- tryb i sposób dostarczania dokumentacji niezbędnej do nawiązania stosunku pracy – kwestionariusz osobowy kandydata, kwestionariusz osobowy pracownika – czy te dokumenty wymagają własnoręcznego podpisu
- świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, świadectwo ukończenia szkoły – czy pracodawca może zaakceptować skany dokumentów?
- Praca zdalna za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej
- w jaki sposób pracownik powinien potwierdzić obecność w pracy zdalnej
- kontrola wykonywania pracy
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej
- praca zdalna a RODO – w tym wytyczne PUODO
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych – gotowe zapisy do regulaminu pracy zdalnej
- Elektroniczna dokumentacja stosunku pracy
- zawarcie umowy o pracę za pośrednictwem poczty elektronicznej lub w formie ustnej (rozmowa telefoniczna) a wymóg pisemności
- bezpieczny podpis elektroniczny a forma pisemna umowy o pracę
- wydawanie poleceń w formie zdalnej (telefonicznie, via email)
- elektroniczny obieg dokumentów czasu pracy – m.in. czy ewidencja czasu pracy musi być wydrukowana i podpisana przez pracownika
- skuteczność wypowiedzenia umowy o pracę wysłanego mailem
- czy świadectwo pracy może być wysłane mailem?
- Inne formy monitoringu: w tym monitoring aktywności wykorzystywania komputerów służbowych, poczty email pracownika – cel, zakres, wzory zapisów
- Ministerialny elektroniczny system do obsługi niektórych umów – wpływ na działy kadr i outsourcing usług kadrowych na podstawie ustawy obowiązującej od 01.2023 r.
- kategorie umów obsługiwanych przez system
- kto będzie mógł korzystać z systemu?
- umowa o pracę i umowa zlecenie
- funkcjonalności systemu czyli w czym system wyręczy pracodawcę lub zleceniodawcę?
- jakie dane trafią do systemu?
- jakie wnioski i oświadczenia pracownik i zleceniobiorca złożą za pośrednictwem systemu?
- czy system teleinformatyczny do obsługi umów zastąpi outsourcing kadrowy oraz wyprze działy kadr?
- Pracownik na stanowisku pracy wyposażonym w monitor ekranowy – wymogi BHP
INFORMACJE DODATKOWE:
Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest nadesłanie karty zgłoszenia poprzez formularz online na stronie internetowej oraz dokonanie wpłaty na nasze konto BNP Paribas Bank Polska S.A. Nr 46 2030 0045 1110 0000 0051 7160 do dnia poprzedzającego szkolenie. Jeżeli do dnia poprzedzającego szkolenie należność ureguluje zbyt mała ilość osób to szkolenie zostanie odwołane (informacja zostanie wysłana drogą mailową).
Rezygnacja ze szkolenia musi nastąpić bezwzględnie w formie pisemnej (za pośrednictwem poczty mailowej) zgodnie z ogólnymi warunkami świadczenia usług szkoleniowych Oddziału Okręgowego w Zielonej Górze. Rezygnacja w późniejszym terminie wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów szkolenia przez zgłaszającego w wysokości 100%. Nieuczestniczenie w szkoleniu nie skutkuje zwrotem wpłaconej należności.
Karta zgłoszenia jest prawnie wiążącą umową zawartą pomiędzy organizatorem szkolenia a zgłaszającym.
Uczestnictwo w szkoleniu potwierdzone jest imiennym zaświadczeniem.
Realizacja kursu uzależniona jest od ilości osób zainteresowanych powyższą tematyką.
