KSeF w praktyce w jednostkach sektora finansów publicznych.
Tryby pracy, certyfikaty i pułapki wdrożeniowe bez tajemnic
Planowany termin: pierwsza połowa grudnia 2025 r. - od 9.00 – 14.00
Cel szkolenia:
Szkolenie ukierunkowane na przygotowanie jednostek sektora finansów publicznych do bezpiecznego i efektywnego wdrożenia KSeF.
Omówione zostaną m.in. kwestie nadawania uprawnień, wyboru trybu pracy (online/offline), bezpieczeństwa danych, zmian w polityce rachunkowości oraz wpływu KSeF na obieg dokumentów w urzędach i jednostkach budżetowych.
Zajęcia prowadzone są w oparciu o aktualne interpretacje, przykłady i doświadczenia z wdrożeń w JST, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa i dobrych praktyk.
Opis szkolenia
Szkolenie ma charakter praktycznych zajęć dydaktycznych, podczas których uczestnicy krok po kroku poznają zasady działania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z perspektywy jednostek sektora finansów publicznych.
Program został opracowany z myślą o pracownikach działów finansowo-księgowych urzędów miast i gmin, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych oraz centrów usług wspólnych (CUW), którzy przygotowują swoje jednostki do wdrożenia i bieżącej obsługi KSeF.
Zajęcia skupiają się na praktycznych aspektach pracy w systemie – od wyboru właściwego trybu, przez nadawanie uprawnień, po bezpieczeństwo danych, interpretacje podatkowe i konieczne zmiany w polityce rachunkowości. To szkolenie to praktyczny przewodnik po KSeF – dla tych, którzy chcą wdrożyć system w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami i dostosowany do realiów funkcjonowania administracji publicznej.
Program szkolenia
- Certyfikaty i uprawnienia – zarządzanie dostępami w JST
1.1. Certyfikat KSeF – zasady nadawania, bezpieczeństwo i odpowiedzialność służb finansowych
1.2. Struktura organizacyjna JST – czy każdy urząd i jednostka potrzebują oddzielnego certyfikatu?
1.3. Uprawnienia dla pracowników – jak ustalić hierarchię dostępu i unikać ryzyka nadużyć
1.4. Zarządzanie dostępem – typowe błędy w jednostkach sektora finansów publicznych
- Tryby pracy w KSeF – realne możliwości w sektorze publicznym
2.1. Online, offline, offline24 – porównanie, różnice, ryzyka i ograniczenia
2.2. Dobór trybu pracy w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych
2.3. Awarie, przerwy, błędy – jak reagować, by zachować terminy i zgodność z przepisami
2.4. „Dwie awarie – dwa światy”: kiedy obowiązuje inny termin wysyłki faktury
2.5. KSeF a RODO w JST – odpowiedzialność kierownika jednostki, administratora i podmiotu przetwarzającego; bezpieczeństwo danych osobowych w systemie e-faktur
2.6. KSeF a Polityka Rachunkowości i wewnętrzne regulaminy JST – konieczność aktualizacji procedur, instrukcji obiegu dokumentów i zasad kontroli wewnętrznej
- Wystawianie faktur w KSeF – specyfika jednostek samorządowych
3.1. Faktury w trybie offline – jak postępować w przypadku braku połączenia z systemem
3.2. Odliczenie VAT w kontekście trybu offline i ewidencji w jednostkach JST
3.3. Faktury oczekujące w kolejce – wpływ na terminy rozliczeń i sprawozdawczość
3.4. Fakturowanie cykliczne, zaliczkowe i korygujące – szczególne przypadki w sektorze publicznym
- Struktura e-faktury – pola fakultatywne a sprawozdawczość i kontrola
4.1. Jak czytać strukturę FA(3) – które pola są obowiązkowe, a które strategicznie przydatne
4.2. Pola fakultatywne a możliwość rozszerzenia danych , Podmiot 3 nie obowiązkowy – czy na pewno dla JST?
4.3. Wykorzystanie danych e-faktury w raportowaniu i kontroli zarządczej
4.4. Najczęstsze błędy w strukturze XML – jak ich unikać w systemach JST
- Organizacja fakturowania w jednostkach złożonych
5.1. Jeden NIP – wiele jednostek organizacyjnych: kto faktycznie wystawia fakturę
5.2. Obieg informacji między jednostkami a centralą (Urząd Gminy / Miasta)
- Sesja Q&A i mini case study z praktyki JST
6.1. Najczęstsze błędy i nieporozumienia przy wdrażaniu KSeF w urzędach i jednostkach
6.2. Dyskusja z uczestnikami i omówienie konkretnych przypadków
